Saviez-vous qu’une gestion documentaire efficace est essentielle pour la productivité et la conformité réglementaire de votre entreprise ? Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, optimiser le cycle de vie de vos documents peut vous faire gagner un temps précieux tout en renforçant la sécurité de vos données. Découvrons ensemble les étapes clés de ce processus et comment les maîtriser.
La numérisation, première étape vers l’efficacité
La transformation de vos documents papier en fichiers numériques ouvre la voie à une gestion documentaire simplifiée et performante. En dématérialisant votre documentation, vous :
- Libérez de l’espace de stockage physique
- Facilitez l’accès aux informations pour vos collaborateurs
- Renforcez la sécurité grâce aux sauvegardes numériques
Depuis 2008, Numerize a accompagné plus de 9000 clients dans leur transition vers le numérique.
Une gestion dynamique avec un logiciel de GED
Une fois numérisés, vos documents entrent dans une phase active de leur cycle de vie. Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) comme GedZilla vous permettra de :
- Modifier, partager et utiliser vos fichiers facilement
- Gérer les workflows documentaires
- Signer électroniquement vos documents
L’archivage numérique, pour une conservation sécurisée
Tous vos documents n’ont pas la même durée de vie. L’archivage électronique permet de les conserver de manière sécurisée, en respectant les obligations légales et réglementaires. Avec GedZilla, vous bénéficiez :
- D’une structure d’archivage flexible
- D’outils pour organiser et accéder facilement à vos archives
- D’un gain de place grâce à la suppression des armoires d’archives physiques
Destruction sécurisée des documents en fin de vie
Lorsqu’un document arrive en fin de cycle de vie, il est crucial de le détruire de façon sécurisée pour protéger les données sensibles. GedZilla simplifie cette étape grâce à :
- Des fonctionnalités avancées de gestion des documents obsolètes
- Des protocoles automatisés conformes aux exigences légales
Numerize fournit un certificat de destruction conforme à la norme DIN 66399.
Maîtrisez les durées de conservation des documents
Pour une gestion documentaire optimale, il est essentiel de connaître les durées de conservation légales selon le type de document :
- Contrats commerciaux : 5 à 10 ans
- Contrats immobiliers : 30 ans
- Documents RH : variable selon le type
Numerize et GedZilla, vos partenaires de confiance
De la numérisation initiale à la destruction finale, en passant par la gestion active et l’archivage, Numerize et GedZilla vous accompagnent à chaque étape du cycle de vie de vos documents. Leurs solutions expertes et adaptées aux besoins spécifiques des entreprises vous garantissent :
- Un gain de productivité et d’efficacité
- Une sécurité et une confidentialité renforcées
- Une conformité aux normes et réglementations en vigueur
